Dataskyddsbeskrivning

Personuppgifter som samlas in

Rörande medlemmar i Stiftelsens intressegrupper/personer utanför Stiftelsen, samlar Stiftelsen in följande uppgifter:

• För- och efternamn
• Titel
• Organisationens / företagets / sammanslutningens namn (och avdelning)
• Kontaktuppgifter
• Kommunikation mellan registrerad och Stiftelse, kundhistoria
• Eventuellt förbud mot utskick och tillstånd (e-post och post)
• Andra uppgifter som givits i samband med kontakt
• Andra frivilliga uppgifter

Om den registrerade kontaktar stiftelsen per email eller telefon kan Stiftelsen behandla följande personuppgifter:

• För- och efternamn
• Titel
• Organisationens / företagets / sammanslutningens namn (och avdelning)
• Kontaktuppgifter
• Kommunikation mellan registrerad och Stiftelse, kundhistoria
• Eventuellt förbud mot utskick och tillstånd (e-post och post)
• Andra uppgifter som givits i samband med kontakt

Stiftelsen samlar in teknisk information om användare från alla följande nätsidor www.bsag.fi, www.carbonaction.org, www.uudistavaviljely.fi, www.joululahjaitamerelle.fi, www.itamerikoulu.fi, www.balticsumanu.eu,
www.balticslurry.eu, www.elavaitameri.fi. Denna information kan bestå av t.ex. analysinformation (Google Analytics).

För att komplettera informationen kan Stiftelsen uppdatera personlig information med hjälp av allmänna register, uppdateringstjänster eller beställningsinformation.

Kriterier för behandling av personuppgifter och deras användningssyfte

Stiftelsen samlar in personuppgifter på grundval av berättigat intresse. Det legitima intresset grundar sig på bedrivande av den verksamhet som nämns i stiftelsens stadgar, förbättring av partnerskap och besökarupplevelse och förverkligande av marknadsföring för att finansiera Stiftelsens verksamhet. Stiftelsen använder inte personuppgifter för direktmarknadsföringssyften utan samtycke.

Stiftelsen behandlar personuppgifter med hjälp av de personregister som presenteras nedan.

Stiftelsen behåller inte uppgifterna längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla de syften som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning och för att följa annan lagstiftning, t.ex. bokföringslagstiftning. Uppgifternas lagringsperiod påverkas också av sammanhanget och syftet för vilket uppgifterna samlades in.

Stiftelsens personregister

1. Olika typer av Cv:n

2) Företags- och personregister i samband med medelanskaffning

1. Julkampanjer
2. Skolors dagsverksinsamlingar och Östersjörundor
3. Minnesdagskampanjer
4. Testamenten
5. Årsdagar och årsdagskampanjer
6. Andra kampanjer

3) Register över inbjudna till evenemang

4) Östersjöåtaganden

5) Mottagarregister enligt projekt (information om projekten på Stiftelsens hemsida www.bsag.fi)     

6) Mottagarregister för Stiftelsens aktuella nyhetsbrev

2.1. Personuppgifter i samband med rekryteringar och arbetssökning

I samband med rekryteringar och öppna ansökningar skickar arbetssökande in sina cv:n till Stiftelsen. En del av dessa behålls av Stiftelsen för framtida möjligheter. Cv:n lagras i representantens (eller annan personalförvaltares) online lagringsutrymme, som skyddas av hans eller hennes personliga användarnamn och lösenord (med tvåstegsverifiering).

2.2. Medelanskaffningens företags- och personregister

Stiftelsen samlar in medel för att upprätthålla sin verksamhet i enlighet med dess insamlingstillstånd från Polisstyrelsen. Donationer begärs av individer, företag, stiftelser, föreningar och andra organisationer. För att upprätthålla och utveckla medelanskaffningens effektivitet, för Stiftelsen ett register över donatorer.

Stiftelsen upprätthåller företags- och personregister för följande medelanskaffningsändamål:

Stiftelsen förvarar registren på eget online lagringsutrymme som skyddas av de anställdas personliga användarnamn och lösenord. För nya kampanjer sammanställer Stiftelsen ett nytt register.En del av informationen i donatorregistret erhålls av MicroMedia Oy (info@micromedia.fi). Dessa uppgifter sparar Stiftelsen på sitt online lagringsutrymme, som skyddas av de anställdas personliga användarnamn och lösenord (med tvåstegsverifiering).

2.3. Register över inbjudna till evenemang   

Stiftelsen organiserar ofta olika evenemang för intressegrupper eller andra inbjudningar. Stiftelsen

samlar och upprätthåller företags- och personregister för dessa evenemang. Till en del kan dessa bestå av de ovannämnda medelanskaffningsregistren.

För nya evenemang sammanställer Stiftelsen ett nytt register. Dessa uppgifter sparar Stiftelsen på sitt online lagringsutrymme, som skyddas av de anställdas personliga användarnamn och lösenord (med tvåstegsverifiering).

2.4. Östersjöåtaganden

Ett Östersjöåtagande är BSAG: s verktyg för att engagera olika aktörer, som till exempel företag, organisationer och stater, till att främja Östersjöns tillstånd. Alla åtaganden finns här på finska. För att publicera ett nytt åtagande samlar Stiftelsen in kontaktuppgifterna för den person som ansvarar för implementeringen / marknadsföringen av åtagandet. Dessa uppgifter sparar Stiftelsen på sitt online lagringsutrymme, som skyddas av de anställdas personliga användarnamn och lösenord (med tvåstegsverifiering).

2.5. Mottagarregister för Stiftelsens nyhetsbrev

Stiftelsen skickar regelbundet ut olika typer av nyhetsbrev till sina intressegrupper. Stiftelsen samlar och upprätthåller företags- och personregister också för dessa nyhetsbrev. Till en del kan dessa bestå av de ovannämnda medelanskaffningsregistren och mottagarregistren. Dessa uppgifter sparar Stiftelsen på sitt online lagringsutrymme, som skyddas av de anställdas personliga användarnamn och lösenord (med tvåstegsverifiering).

Stiftelsen kan lämna ut uppgifter om intressegrupper (så som namn, e-postadress, födelsedatum, telefonnummer) t.ex. till evenemangsarrangörers inbjudnings- och anmälningssystem.

Mottagaren av personuppgifterna är i dessa fall Stiftelsens auktoriserade tjänsteleverantör, som behandlar de personuppgifter som Stiftelsen lämnat ut för att tillhandahålla Stiftelsen olika tjänster.

Om personuppgifter förflyttas utanför EU/EEA, ser Stiftelsen till att sakenliga avtalsåtgärder tillämpas på överföringen (till exempel genom att använda Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler), att överföringen baserar sig på sakenlig rättslig grund och att behandlingen och sekretessen av uppgifterna överensstämmer med gällande lagar.

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter förutom i följande fall:

• Den registrerade har givit sitt samtycke till utlämnandet;

• Utlämnandet baserar sig på lag; eller om

• Utlämnandet sker till Stiftelsens auktoriserade tjänsteleverantör och det finns en överenskommelse om bearbetningen av personuppgifter med tjänsteleverantören.

Att avlägsna uppgifter

Den registrerade kan när som helst avsluta prenumerationen på adresslistan och vägra Stiftelsens elektroniska kommunikation. Stiftelsen raderar sådana uppgifter så snart som möjligt efter begäran.

Rekommendationer från Finlands dataombudsman följs för övriga personliga register som nämns ovan.

Annars kommer personuppgifter att förvaras så länge som är nödvändigt för att försvara ett juridiskt krav eller för att uppfylla bokföring och andra juridiska skyldigheter.

Stiftelsen behåller uppgifterna, trots en begäran om radering, endast om det finns ett giltigt skäl för att behålla uppgifterna, till exempel en juridisk skyldighet.

Rätt till information

Den registrerade har rätt att veta vilka uppgifter om honom eller henne behandlas av Stiftelsen.

Dessutom kan den registrerade begära att han eller hon får en förklaring av följande:

• Varför uppgifterna behandlas

• Till vem uppgifterna utlämnas eller kommer att utlämnas; och

• Hur länge uppgifterna bevaras. Om det inte är möjligt att ange den exakta lagringsperioden, ska Stiftelsen lämna en förklaring av kriterierna för att fastställa kvarhållningsperioden. Definitionskriterierna kan baseras på t.ex. en specifik lag eller branschspecifik vägledning.

Rätten att rätta uppgifter

Om uppgifterna är felaktiga, har den registrerade rätt att kräva att dessa uppgifter korrigeras.

Den registrerade kan begära att uppgifterna korrigeras genom att kontakta Stiftelsen. Kontaktinformationen kan hittas i det sista avsnittet i denna dataskyddsbeskrivning och på stiftelsens webbplats www.bsag.fi.

Rätten att göra invändning och begränsa behandlingen av uppgifter

Den registrerade har rätt att göra en invändning mot behandling av egna uppgifter då uppgifterna behandlas för direktmarknadsföring. Den registrerade har rätt att begära en begränsning av behandlingen av hans eller hennes personuppgifter, bland annat när uppgifterna om honom eller henne är felaktiga.

I vissa specifika situationer har den registrerade dessutom rätt att invända mot behandlingen av hans eller hennes personuppgifter om anledningen är en personlig situation av särskild karaktär.

Den registrerade kan åberopa sin rätt att invända och begränsa genom att kontakta Stiftelsen, vars

kontaktinformation finns i sista avsnittet i denna dataskyddbeskrivning.

Rätt att överklaga

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den nationella tillsynsmyndigheten för dataskydd om han eller hon finner att behandlingen av personuppgifter strider mot lagen om dataskydd.

Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen för ett levande Östersjön sr
FO-nummer 2177822-5
Kägelstranden 5
02150 Esbo
www.bsag.fi

Ansvarsperson
Stiftelsens verkställande direktör Laura Höijer
laura.hoijer@bsag.fi
tfn +358 50 586 2680

Om en registrerad har en begäran, anmälan eller annan fråga relaterad till behandlingen av personuppgifter, kan hen kontakta Stiftelsens verkställande direktör.